Accueil Réalisations Groupe Plein Air Terrebonne
Loisirs et plein airApplication, portail et site webDepuis 2024
Un organisme de plein air remplace ses processus manuels par un écosystème de trois applications connectées
Une application mobile de plein air, un portail de gestion et un site web qui puisent aux mêmes données. Pour le Groupe Plein Air Terrebonne, chaque information se saisit une fois et rejoint les usagers en temps réel.
Les résultats
passes gratuites et payantes émises par la plateforme
pour acheter une passe ou réserver de l’équipement, sans passer par la réception
pour qu’une information apparaisse dans l’application, sur le site et dans les alertes
pour produire les rapports de fréquentation, à tout moment de la saison
Fiche technique
Client
Groupe Plein Air Terrebonne
Secteur
Loisirs et plein air
Portée
Réseau de sentiers et de sites d’activités, clientèle saisonnière
Systèmes livrés
Application mobile, portail de gestion avec accès usagers, site web public
Déroulement
Trois phases, puis évolution continue depuis 2024
Plateformes
iOS, Android, portail web, site WordPress, API sur mesure
Statut
En production, en évolution continue
La situation avant
Le Groupe Plein Air Terrebonne donne accès à ses sentiers, à ses activités et à sa location d’équipement par un système de passes saisonnières.
Comme dans la plupart des organismes de loisirs, chaque volet vivait dans son propre outil : la vente et le suivi des passes d’un côté, l’état des sentiers de l’autre, les réservations d’équipement ailleurs encore. Aucun de ces outils ne communiquait avec les autres.
Une même information devait donc être saisie plusieurs fois, par des personnes différentes, à des moments différents. L’état d’un sentier changeait sur le terrain bien avant d’être affiché en ligne. Et les données de fréquentation, dispersées, ne se consolidaient qu’au prix d’une compilation manuelle.
C’est la réalité de la plupart des organisations qui grandissent plus vite que leurs outils : plus la clientèle augmente, plus la charge administrative augmente avec elle.
Ce que ça coûtait
Des heures de saisie en double
Chaque passe, chaque réservation et chaque mise à jour transitait par plusieurs outils. En haute saison, ce temps se prenait sur une équipe déjà très sollicitée.
Une information en décalage
Entre le moment où un sentier change d’état et celui où l’usager l’apprend, il y avait un délai. Ce délai se traduisait en déplacements inutiles et en questions répétées à l’accueil.
Des données difficiles à exploiter
Les chiffres de fréquentation existaient, mais éparpillés. Les consolider demandait des jours de travail en fin de saison, quand il était trop tard pour agir sur les résultats.
Des renouvellements sans relance
Sans rappel automatique, le renouvellement dépendait de l’initiative de chaque usager, ou d’un suivi manuel quand l’équipe trouvait le temps de le faire.
L’écosystème, construit en trois temps
Les trois systèmes n’ont pas été livrés d’un bloc. Chacun a été mis en service et utilisé avant qu’on construise le suivant par-dessus. C’est ce qui explique qu’ils fonctionnent ensemble plutôt que côte à côte.
Temps 1
L’application mobile de plein air, côté usager
Offerte sur l’App Store et Google Play, l’application réunit tout ce dont un usager a besoin avant et pendant sa sortie. Il y achète et renouvelle sa passe saisonnière, consulte l’état des sentiers et le passage de la dameuse sur une carte interactive, et réserve son équipement. Il reçoit les alertes qu’il a choisies selon ses activités, ainsi que les événements et promotions à venir.
Temps 2
Le portail web, pour l’équipe et pour les usagers
Côté organisme, c’est le portail de gestion : l’équipe y suit les abonnements et leurs échéances, les locations d’équipement et l’état des sentiers, et consulte en continu les statistiques de passes et de fréquentation. Côté usager, c’est une version web de l’application, accessible directement depuis le site : achat de passe, conditions, réservations, à partir d’un ordinateur ou d’une tablette.
Temps 3
Le site web public, relié au reste
Le site web a été refait pour cesser d’être une vitrine isolée. C’est à cette phase que les trois applications ont été reliées entre elles : trois outils sont devenus un seul système, accessible par trois portes d’entrée.
Comment les trois systèmes se parlent
Aucune donnée ne se recopie d’un système à l’autre. Elle naît à un endroit, puis circule d’elle-même vers les deux autres.
Les conditions de sentiers
Mises à jour dans le portail, elles s’affichent aussitôt sur la carte de l’application et sur le site, et déclenchent une alerte aux usagers qui suivent ce sentier.
Les passes
Qu’elle soit achetée dans l’application ou depuis le site, une passe apparaît immédiatement dans le portail. Son échéance déclenche la relance de renouvellement.
Le contenu
Événements, promotions et articles sont publiés une fois sur le site et repris automatiquement dans l’application. L’équipe travaille dans un seul outil de publication.
Les réservations d’équipement
L’application et le portail consultent le même inventaire en temps réel. Un équipement réservé d’un côté n’est plus disponible de l’autre, ce qui élimine la double réservation.
Les statistiques
Chaque achat, renouvellement et réservation alimente directement les rapports de fréquentation, sans exportation ni fusion de fichiers.
L’assistant conversationnel
Nourri par le contenu du site, un assistant répond aux questions courantes des usagers à toute heure. Les demandes répétitives ne se rendent plus à l’accueil.
Comment on s’y est pris
On a d’abord livré l’application mobile complète, sur iOS et Android.
Les usagers avaient en main un outil entièrement fonctionnel dès la première phase. Ce qu’on a observé dans leur usage réel a ensuite orienté la conception du portail et du site.
On a conçu le portail pour deux publics.
Pour l’équipe, l’objectif était l’autonomie : tout ce qui se fait plus d’une fois par semaine, comme les alertes, les conditions et les promotions, se publie sans passer par nous. Pour les usagers, l’objectif était l’accès : une partie de la clientèle ne passe pas par un téléphone, et elle ne devait pas être privée des mêmes services.
On a construit pour pouvoir ajouter, sans avoir à refaire.
Dès la première phase, l’application reposait sur une API pensée pour accueillir d’autres systèmes. Le portail, puis le site, s’y sont branchés à leur tour, sans qu’on ait à refaire ce qui fonctionnait déjà. Pour le client, chaque nouvelle phase a coûté ce qu’elle ajoutait, pas ce qu’il fallait reconstruire.
On a gardé une seule base de code pour iOS et Android.
Chaque correction et chaque nouveauté se déploient sur les deux plateformes en même temps, après validation en version test. Le client paie une fois pour chaque amélioration, pas deux.
Les résultats en détail
Plus de 9 000 passes émises
Depuis le lancement, par l’application ou par le portail web. La vente et la délivrance des passes passent désormais par le système plutôt que par une saisie manuelle.
Un service ouvert en tout temps
Achat de passe, renouvellement, réservation d'équipement : tout se fait depuis l'application ou le site, à toute heure, sans dépendre des heures d'ouverture de l'accueil. Le temps que l'équipe consacrait à ces transactions revient aux usagers sur le terrain.
Une saisie, trois canaux
Une fermeture de sentier constatée sur le terrain rejoint les usagers concernés en quelques secondes. Ils arrivent informés, plutôt que de s’informer en arrivant.
Des rapports en un clic
Les données de fréquentation servent désormais à piloter la saison, et plus seulement à la raconter après coup. Les bilans destinés aux partenaires se produisent en quelques minutes.
Des renouvellements qui se relancent seuls
Chaque échéance déclenche son propre rappel, au bon moment, sans que personne ait à y penser. La fidélisation devient un processus plutôt qu’un effort.
Ce que dit le client
Guillaume Perreault a accompagné le projet du côté du Groupe Plein Air Terrebonne, de la première phase à aujourd’hui.
« Super service et très efficace. Notre nouvelle application mobile est d'une excellente qualité et à la hauteur de nos attentes, et ce, malgré les délais très courts que nous avions pour la compléter. Nous recommandons fortement LADEV! »
Guillaume Perreault
Directeur - Groupe Plein Air Terrebonne
Le détail qui a fait la différence
Pour un organisme de plein air, la demande suit le calendrier. Elle grimpe à l’ouverture de chaque saison, pendant les vacances de la construction et les congés scolaires, puis redescend entre ces périodes. Le système devait rester aussi rapide au plus fort de l’achalandage que dans les semaines tranquilles, sans être surdimensionné le reste de l’année. On a donc [prévu une infrastructure qui s’ajuste aux pointes] et réduit le parcours d’achat à quelques écrans, pour qu’une passe s’achète en quelques instants, même pendant les périodes les plus occupées.
La suite
Trois systèmes livrés
Application, portail et site web, mis en service en trois phases entre 2024 et 2026
Dernier ajout
L’assistant conversationnel, qui répond aux usagers à toute heure.
Prochaine étape
Surprise 🚀
Un système utilisé chaque jour n’est jamais terminé. On reste en poste après la livraison : correctifs, mises à jour exigées par les plateformes mobiles, nouvelles fonctions ajoutées au fil des saisons.
Voir le résultat
L’application La Passe Plein Air est offerte sur l’App Store et Google Play, et le site est accessible à tous. Voyez par vous-même ce que vit un usager.
Vos abonnements, vos réservations et vos communications vivent dans des outils qui ne se parlent pas ?
C’est le problème qu’on règle le plus souvent. Décrivez-nous votre processus actuel : en 30 minutes, on vous dit si un système sur mesure est rentable dans votre situation, et quels programmes de financement peuvent en couvrir une partie.
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Texte
Gobeil Syndic
Le traitement des paiements refusés d’un syndic de copropriété, automatisé de bout en bout, sans intervention manuelle à chaque dossier.
Signalisation routière
Signalisation de Ville
Un portail de répartition qui organise les équipes et les interventions sur le terrain, complété d’une plateforme de formation.
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JobLinks
Un portail RH qui centralise la diffusion des offres d’emploi et la gestion des abonnements des entreprises clientes.
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